会议白板拍了一叠、供应商发票收了一堆、旧档案扫描了几十页，逐张打开复制粘贴非常耗时间。批量 OCR 能把整个文件夹一次转成可编辑文本，但要得到能直接使用的结果，还需要在命名、版面和校对三处提前设计。
导入前先统一命名
把图片按“日期-来源-序号”重命名，例如“20261012-供应商A-01”。识别结果默认沿用原文件名，命名规范意味着导出后不用再逐个人工改名。图片格式统一为 JPG 或 PNG，避免 HEIC 等需要转换的格式中断批量任务。
按内容选择识别模式
- 纯文字截图：标准文字识别，保留段落换行。
- 票据与表格：开启表格识别，输出行列结构，便于导入 Excel。
- 书页与排版稿：保留版面，按栏切分，避免左右栏文字串行。
- 中英混排：同时勾选中英文，专有名词提前加入自定义词表。
导出格式决定后续工作量
需要统计的票据导出为 Excel，一列一项；需要归档的记录导出为带原文件名的 TXT；需要对外发送的整理成一份 Word，按页码顺序合并。导出前确认编码为 UTF-8，避免中文在别的系统里变乱码。
校对按风险分级抽检
金额、日期、编号属于高风险字段，必须 100% 核对；正文描述可以按 20% 抽检，发现错误率超过 2% 就提高抽检比例。校对时用查找功能定位数字与单位，比通读更快。
批量任务失败怎么排查
常见原因有三种：图片分辨率过低、文件损坏、单张图片过大导致超时。把失败文件单独挑出，转成 300 dpi 的灰度图重试；仍失败时改用单张识别定位问题。倾斜与阴影明显的照片先做旋转与裁边，识别率会明显提升。
识别出的外文材料需要翻译时，可直接使用拍照翻译流程，参考拍照翻译怎么用。