合同评审、设计确认、成绩单签字，最终都会落到一份 PDF 上。批注阶段关心的是意见能否汇总，签名阶段关心的是位置与真实性，定稿阶段关心的是文件有没有被再次改动。
批注：先统一颜色与标签
多人评审前约定规则：红色为必须修改、黄色为建议、蓝色为疑问。批注内容写清“改什么、改成什么”，避免只写“这里不对”。评审结束后用“合并批注”功能把多人文件汇总到一份主文件，再按页导出意见清单。
回复与解决状态要收尾
每条批注处理后标记为已解决，未解决项在交付前单独列一份清单。带着几十条未关闭批注的文件直接发出，会让对方误以为还有大量问题。
签名：位置、图层与清晰度
手写签名先拍照或扫描，裁掉背景并转为透明 PNG，再插入到签名栏。签名图应压在签名线之上，不要遮住日期与盖章位置。分辨率保持 300 dpi，避免打印后边缘发虚。多页文件需要骑缝签名时，在每页固定位置放置缩小的签名图。
电子签名的效力来自流程
图片签名本身只是一张图，不能证明是谁签的。具备法律效力的电子签名依赖身份认证、时间戳与证书，通常由第三方签署平台完成。内部文件用图片签名加邮件确认即可，对外合同应走正规电子签流程。
定稿后的防篡改
- 导出最终版后重新生成 PDF，去掉可编辑图层与批注。
- 对文件计算校验值并在邮件中注明，接收方可自行核对。
- 需要限制编辑时加权限密码，参考PDF 加密与权限设置。
- 归档时同时保留一份只读副本与原始可编辑文件。