把 Word 发给别人，对方打开却是另一种字体、表格跑到下一页、图片边缘发虚——这类问题几乎都发生在导出环节，而不是文档本身。只要在导出前把字体、页面、图片和分页四项确认一遍，PDF 就能和屏幕上看到的效果保持一致。
一、先确认字体是否会被替换
PDF 只保证“看到的字形”，不保证“对方装了这个字体”。所以导出时要选择嵌入字体，尤其是宋体、楷体之外的设计字体和公司 VI 字体。若使用了无法嵌入的授权字体，导出前把标题字替换为思源黑体一类可商用字体，避免文件到客户手里变成默认字体。
二、页面设置要与输出尺寸一致
A4 文档导出前检查纸张大小、页边距与装订线。用于打印的合同建议留 2.5 厘米以上装订边；用于手机阅读的报价单可以把页边距收窄到 1.5 厘米，字号保持 10.5 磅以上。页面方向混排时，分节符必须放在正确位置，否则导出后会出现整页空白。
三、图片用“嵌入”而不是“链接”
Word 中插入的图片如果是链接到本地文件，换台电脑导出就会丢图。选中图片查看是否显示为链接状态，统一改为嵌入。分辨率按最终用途确定：屏幕阅读 150 dpi 足够，印刷品需要 300 dpi，压缩选项里不要勾选“降低图像分辨率”。
四、表格与段落的分页控制
- 表格属性中勾选“允许跨页断行”，并重复标题行，长表格才不会读不懂。
- 标题与正文之间使用“与下段同页”，避免小标题孤零零留在页底。
- 图片段落取消“允许跨页断行”，防止图片被切成两半。
五、导出后做四项核对
打开 PDF 逐页检查：目录页码是否与正文一致、页眉页脚是否被裁切、超链接是否还能点击、最后一页是否多出空白页。用阅读器的“文档属性”确认字体已嵌入，再发送给对方。
六、需要外文版本时不要来回转换
如果这份文档最终要给海外同事看，先导出 PDF 再翻译容易丢版式。直接用整篇 PDF 文档翻译上传原文，可在保留表格与页眉的前提下得到译文；源文件是扫描件时，参考扫描件转可搜索 PDF先做文字识别。
桌面端的文档翻译与格式转换都已整合在同一个入口，前往下载页安装后即可使用。