把一份英文产品介绍 PPT 交给海外团队，或者把国外会议材料译成中文，最容易出问题的地方不是翻译本身，而是译文长度变化导致的排版崩坏。中文通常比英文短，但专有名词和数字单位常常变长，版式需要预留空间。
先处理母版，而不是逐页改
在母版视图里统一标题、正文与页脚的字号与行距，译文替换后所有页面同步生效。母版中预留 10% 到 15% 的行距余量，能吸收大部分长度波动。不要在普通视图里逐页拖文本框，后续改一个字又要重排。
文本框开启自动调整
把正文文本框设置为“溢出时缩排文字”，并设定最小字号，避免译文过长时文字直接跑出边界。标题框改为“调整形状以适应文字”，让底衬色块跟着文字长度变化。
图表与 SmartArt 单独处理
图表中的系列名、坐标轴标题、数据标签不会随正文一起翻译，需要在图表内逐个替换。SmartArt 的层级文字要按节点顺序导入，否则会出现上下级错乱。建议先把图表转成图片再翻译文字层，或者保留原图、把说明放到备注中。
演讲者备注同步翻译
备注往往包含讲稿与数据来源，是演示时真正要说的内容。导出译文时勾选包含备注，并检查备注中的引用链接是否完整。需要双语对照时，把译文放在备注、原文留在幻灯片，演示时切换视图即可。
导出与交付检查
- 逐页检查文字是否溢出、是否被图片遮挡。
- 确认字体已嵌入，尤其是标题使用的设计字体。
- 确认动画顺序未被翻译过程打乱。
- 输出 PDF 备份，避免对方环境缺少字体。
页数较多的培训材料，先用长文档摘要提炼要点，再决定哪些页需要完整翻译，可以显著减少工作量。