工作表在屏幕上滚动查看没问题，一导出 PDF 就变成右边缺几列、每页只剩几行。Excel 的打印逻辑和屏幕显示本来就不同，导出前需要在页面布局里把打印范围、缩放和标题行设置好。
第一步：划定打印区域
选中真正需要输出的单元格区域，设置为打印区域，避免把右侧空白列和下方备注一起带进 PDF。如果表格分了多个区块，可以按住 Ctrl 选择多个区域，导出时会按顺序排列。
第二步：用缩放把宽度压到一页
在页面设置中选择“调整为 1 页宽、不限页高”，列数多的宽表会整体缩小而不是被截断。缩放后检查最小字号，低于 8 磅在纸上就很难看清，此时应该改为横向纸张或缩小页边距，而不是继续压缩。
第三步：设置顶端标题行
在“打印标题”中指定表头所在行，表格跨页时每页都会重复表头。行数较多的台账建议同时设置左端标题列，这样翻到第二页还能知道每一行对应哪个项目。
第四步：用分页预览微调
切换到分页预览，蓝色虚线就是实际分页位置。拖动虚线把小计行、合计行留在同一页，避免关键数据被拆到两页。需要强制换页时插入分页符，而不是靠敲空行。
还要检查这几点
- 页脚加上页码与导出日期，便于纸质归档。
- 合并单元格在跨页处容易被切开，必要时先取消合并。
- 条件格式的色块要确认打印后仍能区分，浅色底纹在黑白打印中可能消失。
- 公式结果已计算完成，避免对方看到一片错误值。
导出的 PDF 还要发给海外同事
表格里的英文列名与说明需要翻译时，直接对 PDF 做整篇翻译比逐格替换更快，方法见整篇 PDF 文档翻译。