报价单、工资表、体检报告在发出前往往需要加一层保护。PDF 提供两类密码：一类用于打开文件，一类用于限制复制、打印与编辑。搞清楚它们的区别，才不会出现“加了密码却谁都能打开”的尴尬。
打开密码：防止内容被看到
设置后必须输入密码才能查看任何一页。密码建议 12 位以上，混合大小写与数字，不要用公司名、手机号或生日。文件通过邮件发送时，密码应走另一个渠道告知，例如即时消息或电话，避免密码和文件在同一封信里。
权限密码：限制复制、打印与编辑
权限密码不阻止打开，只限制另存、复制文字、打印与批注。它的实际强度取决于阅读器是否遵守规则，专业工具可以绕过。因此它的定位是“防误操作、提高门槛”，而不是防住有意的窃取。真正敏感的合同，应该用打开密码加权限密码双重设置。
需要到期失效的文件怎么办
PDF 标准本身不支持“到期自动打不开”。可行做法有两种：把文件放在需要登录的网盘或文档系统中，到期后收回权限；或者使用带有效期管理的文档分发服务。直接改系统时间就能绕过的方案，不具备实际保护意义。
加水印比加密更能追溯
在每页叠加半透明的收件方名称与日期，既能提醒对方不要外传，也能在泄露后定位来源。水印应压在正文之上，位置避开关键数据，透明度控制在 10% 到 15% 之间。
发送前的自查
- 确认文件里没有隐藏的修订记录、批注与作者信息。
- 确认已删除不需要的附件与内嵌文件。
- 确认密码没有写进文件名或邮件正文。
- 确认对方使用的阅读器能正常打开，必要时先发一份测试文件。
需要把加密文件译成外文时，先解密再上传到文档翻译，避免处理失败；译文同样建议重新加密，流程参考整篇 PDF 文档翻译。