项目交付前，往往有几十份文件需要同时译成英文或中文。逐份上传既慢又容易漏，批量处理能一次完成，但前提是把文件整理成工具能识别的结构。
导入前整理文件夹
把所有待译文件放进同一个目录，按“编号-文件名”重命名，例如“01-用户手册.docx”。混入图片、压缩包与临时文件会导致任务中断，先清理一遍。确认每份文件的格式在支持列表内，旧版 doc 与 wps 格式先另存为 docx。
输出目录与命名
输出目录与源目录一一对应，文件名追加语言后缀，如“01-用户手册_en.docx”。这样翻译完成后可以直接按编号对照，不需要打开每份文件确认。目录层级不要超过两层，避免路径过长导致写入失败。
格式保留的边界
- Word：标题样式、表格与页眉页脚通常可保留，复杂文本框可能错位。
- Excel：单元格文本可译，公式与图表标题需单独检查。
- PPT：文本框可译，图表与 SmartArt 内的文字常需手动补。
- PDF：电子版可保留版式，扫描件需先 OCR。
分批处理更稳
一次导入超过 50 份文件容易超时或部分失败。按 10 到 20 份一批处理，完成一批核对一批，失败文件单独重试。失败原因通常是文件损坏、加密或格式不支持，逐一定位比整批重跑省时间。
抽检与验收
按文件风险分级抽检：合同、报价单 100% 核对数字与条款；说明书抽检 20%，重点看术语与步骤顺序；营销材料抽检 10%，重点看语气。抽检发现同类错误时，回到术语表修正后重译相关文件。
交付与归档
交付包内附一份文件清单，注明源文件、译文、版本与日期。归档时保留原始文件与术语表版本，便于后续修订。需要对外发送时按接收方要求加密，方法见PDF 加密与权限设置。